Structured e-invoices as a manifestation of the digitization of the tax on goods and services in Poland – selected aspects

Przedmiot badań: Przedmiotem badań są e-faktury ustrukturyzowane i ich znaczenie w polskim systemie podatkowym. Na początkowym etapie wdrożenia tego rozwiązania ustawodawca pozwala na dobrowolność stosowania przez polskich przedsiębiorców. Od 1 lipca 2024 r. ma być to rozwiązanie obligatoryjne, zatem papierowe faktury zostaną zastąpione ich elektronicznymi i ustrukturyzowanymi odpowiednikami. Cel badawczy: Celem rozważań jest ukazanie, czym różnią się e-faktury ustrukturyzowane od tych nieustrukturyzowanych, jakie znaczenie stanowią w polskim systemie podatkowym i dlaczego można je zakwalifikować do procesu cyfryzacji podatku od towarów i usług. Ponadto, na podstawie danych ankietowych wskazano, czy polscy przedsiębiorcy chcą korzystać z e-faktur ustrukturyzowanych dobrowolnie. Przedstawiono również korzyści ze stosowania e-faktur ustrukturyzowanych wskazane w kwestionariuszu ankiety. Podsumowaniem badań jest określenie poziomu cyfryzacji podatku VAT w Polsce na tle innych państw UE i od czego zależy ten proces. Metody badawcze: W pracy posiłkowano się głównie analizą raportów branżowych (krajowych, zagranicznych oraz unijnych). Przeanalizowano również polskie i unijne przepisy prawno-podatkowe dotyczące tego rozwiązania. Na etapie badań empirycznych znalazła zastosowanie analiza wyników badań ankietowych własnych (danych pierwotnych). Dane ankietowe wzbogacono danymi wtórnymi umieszczonymi w raportach branżowych i danymi Eurostatu. Analizowane zmienne to zmienne typu jakościowego, co zdeterminowało wykorzystane narzędzie statystyczne, czyli frakcję jako podstawowy parametr opisu. Wyniki: Na ten moment korzyści zauważane są głównie przez polskiego ustawodawcę, a polscy przedsiębiorcy w większości z tego rozwiązania nie chcą korzystać dobrowolnie. Można zauważyć, że tempem i ilością zmian dotyczących cyfryzacji polski ustawodawca przoduje w Unii Europejskiej, natomiast polscy przedsiębiorcy mają jeszcze dużo do nadrobienia w tym zakresie, a szczególnie w zakresie e-faktur ustrukturyzowanych.

Background: The subject of the research is structured e-invoices and their importance in the Polish tax system. Initially, the legislator said their use by Polish business owners was voluntary. However, from July 1, 2024, it will be obligatory, so paper invoices will be replaced with electronic and structured equivalents. Research purpose: The paper will show how structured e-invoices differ from unstructured ones. It will also show the importance they have in the Polish tax system and why they can be considered for the digitization of the tax on goods and services. In addition, based on survey data, the paper indicates whether Polish business owners want to use structured e-invoices voluntarily. The benefits of using structured e-invoices indicated in the survey questionnaire are also presented. The research assesses the extent of VAT digitization in Poland compared to other EU countries and identifies the factors that influence this. Methods: The work is mainly based on the analysis of industry reports (national, foreign and EU). Polish and EU legal and tax regulations were also analyzed. At the stage of empirical research, the analysis of the results of our own surveys (primary data) was used. The survey data was supplemented with secondary data included in industry reports and Eurostat data. The analyzed variables are qualitative, which determined the statistical tool used, i.e., a fraction as the basic description parameter. Conclusions: At the moment, the benefits are noticed mainly by the Polish legislator, while most Polish business owners do not want to use this option voluntarily. The pace and numer of changes regarding digitization make the Polish legislator a leader in the European Union, although Polish business owners still have a lot to catch up on in this area, especially regarding structured e-invoices.