Przejmowanie w latach 2021–2022 na stan zasobu Archiwum Narodowego w Krakowie materiałów archiwalnych pozostających w użyczeniu i używaniu na podstawie umów użyczenia oraz porozumienia

The article describes the activities undertaken by the National Archives in Kraków in 2021–2022 in order to formally take over (without transporting the documentation to the archives) archival materials that are on loan and used on the basis of lending agreements, which the archive entered into with external entities in previous years. In the period from 2016 to 2021, 49 such agreements were signed, as was one agreement on keeping archival materials for use. Due to the work completed in December 2022, the resources of the National Archives in Kraków were enlarged by over 200 metres of files. However, the files themselves are not kept in the institution’s storage rooms. According to the assumptions of the Supervisory Director of the State Archives, the registration of lent or deposited archival materials in the archive resources by entry in the book of acquisitions was intended to enable, among others, organization of the documentation’s ownership status. However, the storage of borrowed archival materials, which already constitute the resources of a given archive, outside its premises raises some concerns. Despite many provisions in the signed lending agreements aimed at protecting archival materials, the state archives does not have the ability to monitor the conditions for storing documentation on an ongoing basis and to check whether their completeness and approved layout are maintained.

Artykuł opisuje działania podjęte przez Archiwum Narodowe w Krakowie w latach 2021–2022 w celu formalnego przejęcia do zasobu (bez przewożenia dokumentacji do archiwum) materiałów archiwalnych pozostających w użyczeniu i używaniu na podstawie umów użyczenia oraz porozumienia, które archiwum zawierało z podmiotami zewnętrznymi w latach wcześniejszych. W okresie od 2016 do 2021 r. podpisano 49 takich umów oraz jedno porozumienie w sprawie pozostawienia do używania materiałów archiwalnych. Efektem zakończonych w grudniu 2022 r. prac było powiększenie zasobu Archiwum Narodowego w Krakowie o przeszło 200 mb akt. Same akta nie są jednak przechowywane w magazynach tej instytucji. W założeniu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych zarejestrowanie użyczonych bądź pozostawianych materiałów archiwalnych w zasobie archiwum poprzez wpis do książki nabytków pozwolić miało m.in. na uporządkowanie statusu właścicielskiego dokumentacji. Przechowywanie użyczonych materiałów archiwalnych, stanowiących już zasób danego archiwum, poza jego siedzibą budzi jednak pewne obawy. Pomimo wielu zapisów – mających na celu ochronę materiałów archiwalnych – umieszczonych w podpisanych umowach użyczenia i porozumieniu, archiwa państwowe nie mają możliwości bieżącego monitowania warunków przechowywania dokumentacji oraz sprawdzania, czy zachowywana jest ich kompletność oraz zaakceptowany układ.